איך הפכנו WhatsApp לעוזרת תיאום תורים אוטומטית
המקרה של מכון 'אסתטיקה מתקדמת' - איך בוט WhatsApp חכם פתר את בעיית תיאום התורים וקיצר 3 שעות עבודה ביום למנהלת המכון
האתגר
מכון הקוסמטיקה 'אסתטיקה מתקדמת' קיבל עשרות פניות ביום בוואטסאפ לקביעת ושינוי תורים. התהליך היה ידני לחלוטין וכלל שיחות "פינג-פונג" ארוכות כדי למצוא שעה פנויה שמתאימה גם ללקוחה וגם ליומן העמוס של המכון.
הבעיות המרכזיות:
הפתרון
פיתחנו בוט WhatsApp חכם שמתממשק ישירות ליומן של המכון. הבוט יודע להציג ללקוחה שעות פנויות בזמן אמת, לקבוע, לשנות ואף לבטל תורים באופן אוטומטי לחלוטין, 24/7, מבלי להפריע לצוות המכון באמצע טיפול.
איך זה עובד?
בקשת תור וסוג טיפול
הלקוחה שולחת הודעה שהיא מעוניינת בתור. הבוט מציג לה את סוגי הטיפולים הזמינים לבחירה
הצגת שעות פנויות
לאחר בחירת הטיפול, הבוט בודק את היומן בזמן אמת ומציג ללקוחה את השעות הפנויות הקרובות
קביעת התור ביומן
הלקוחה בוחרת את השעה הנוחה לה, והבוט משבץ את התור ישירות ביומן של המכון ושולח אישור מסודר לשני הצדדים
שליחת תזכורת אוטומטית
יום לפני מועד הטיפול, הבוט שולח תזכורת אוטומטית ללקוחה עם אפשרות לאשר הגעה, לשנות או לבטל בלחיצת כפתור
ביוטי קליניק - מיה
online
התוצאות
הטמעת הבוט הפכה את תהליך קביעת התורים לחוויה מהירה ונוחה, הפחיתה דרמטית את העומס ממנהלת המכון ומנעה טעויות ביומן. הלקוחות מרוצות מהיכולת לקבוע תור בכל שעה, והמכון נהנה מעלייה בכמות התורים שנקבעו.
הבוט שינה לנו את החיים. במקום לבזבז שעות על טלפונים, אנחנו יכולים להתרכז בלקוחות ובטיפולים. הלקוחות מאוד מרוצים מהנוחות והמהירות.
רוצים יומן שמתמלא בעצמו?
בואו נבחן יחד איך אוטומציה בוואטסאפ יכולה לחסוך זמן יקר ולמלא את היומן גם בעסק שלכם